Заявка на проведение сертификации

Заявка на проведение сертификации в Казахстане (скачать)

Заявка на проведение сертификации в Казахстане на казахском языке (скачать)

Заявка на проведение международной сертификации (скачать)

Условия на сертификацию

Этапы подтверждения соответствия систем менеджмента:

  1. Подача  заявки на сертификацию (СТ РК ИСО 9001-2009, СТ РК ИСО 14001-2006, СТ РК OHSAS 18001-2008,                      СТ РК ISO 50001-2012) .
  2. Рассмотрение заявки органом по подтверждению соответствия.
  3. Коммерческое предложение (стоимость сертификации).
  4. Заключение договора.
  5. Подготовка к аудиту (Выбор аудиторов, подготовка необходимых документов)
  6. Первый этап сертификационного аудита.
  7. Второй этап сертификационного аудита.
  8. Завершение подтверждения соответствия. Принятие решения по результатам аудита, выдача и регистрация сертификата.
  9. Инспекционный контроль за сертифицированными системами менеджмента (1 инспекционный через 9-12 месяцев, второй инспекционный через 24 месяца).
  10. Внеплановые инспекционные аудиты. (по ситуациям)
  11. Расширение или сокращение области сертификации систем менеджмента.
  12. Приостановка действия аннулированных сертификатов.
  13. Спорные вопросы и порядок рассмотрения жалоб и апелляций.
  14. Ресертификация (через 3 года)

 

При получении заявок Орган по подтверждению соответствия требует от полномочного представителя организации-заказчика предоставления необходимой информации, которая дает возможность установить:

  1. a)желаемую область сертификации;
  2. b)основные характеристики организации-заказчика, включая её наименование иадрес(а) фактического месторасположения, значимых аспектов её процессов и операций,любых относящихся к делу юридических обязательств;
  3. c) общей информации, относящейся к сфере заявляемой сертификации, касающейсяорганизации-заказчика, таких, как её деятельность, людских и технических ресурсов,функций, взаимосвязей с более крупной корпорацией, при наличии таковой;
  4. d)  информации, относящейся ко всем аутсорсинговым процессам, которые могутповлиять на соответствие требованиям;
  5. e)стандарты или другие требования, на соответствие которым организация-заказчик желает быть сертифицированной;
  6. f) информации относительно использования услуг консультирующих структур по вопросам, связанным с системой менеджмента.

 

2.Рассмотрение заявки органом по подтверждению соответствия

ОПС ТОО «КазСерт»  расматривает обращение в орган для определения возможности проведения сертификации с учетом:

  1. информация об организации и ее системе менеджмента (лист оценки) достаточна для выполнения аудита;
  2. требования к сертификации ясно определены, документированы и были предоставлены организации-заказчику;
  3. любые известные недопонимания между органом по подтверждению соответствия и организацией-заказчиком были устранены;
  4. Орган по подтверждению соответствия обладает компетентностью и способностью осуществлять деятельность в области сертификации;
  5. были приняты во внимание желаемая область сертификации, место(а) осуществления деятельности организации, подавшей заявку, время, необходимое для выполнения полного аудита и любые другие моменты, влияющие на деятельность в области сертификации (язык, условия безопасности, угрозы беспристрастности и т.п.).
  6. записи по обоснованию решения о выполнении аудита поддерживаются в рабочемсостоянии.

 

  1. Коммерческое предложение (Стоимость сертификации и заключение договора)

Менеджер по сертификации высылает заказчика коммерческое предложение.

 

  1. Заключение договора

При положительном решении Орган по подтверждению соответствия заключает договор с заявителем.

 

  1. Подготовка к аудиту
  • Руководитель ОПС утверждает компетентность тех лиц, которых включают в состав аудиторской группы, и для принятия решения по сертификации.
  • Проверку системы менеджмента Заказчиков осуществляет аудиторская группа, состоящая из нескольких экспертов в зависимости от масштаба проверяемой организации или других условий (например, сложности технологических процессов, сложности продукции, базового образования экспертов и др.).
  • С целью обеспечения квалифицированной оценки, связанной со спецификой производства, в группу может быть включен технический эксперт (эксперт-стажер), обладающий базовыми знаниями по виду продукции, нормативным требованиям к ней и технологии производства.
  • Руководитель ОПС назначает Руководителя группы аудита, ответственного за все этапы и результаты проверки.

6.Первый этап проведения сертификационного аудита

Первый этап аудита  выполняется с целью:

  1. a) аудита документации системы менеджмента;
  2. b) оценивания условий месторасположения и особенностей  производственных площадок заказчика, а также проведения обсуждений с персоналом Заказчика в целях установления подготовленности ко второму этапу аудита;
  3. c) проверки статуса Заказчика и понимания им требований стандарта, в частности, относительно идентификации основной деятельности или значимых аспектов, процессов, целей и функционирования системы менеджмента;
  4. d) сбора необходимой информации относительно области применения системы менеджмента, процессов, месторасположения(ий) Заказчика, а также относительно соответствующих  правоустанавливающих и праворегулирующих аспектов и соответствия деятельности Заказчика требованиям законодательства (например, деятельность Заказчика в области качества, охраны окружающей среды, правовые аспекты деятельности заказчика, связанные с ними риски и т.д.). 
  5. e) проверки распределения ресурсов для выполнения второго этапа аудита и согласование с Заказчиком деталей его выполнения;
  6. f) обеспечения направленности планирования второго этапа аудита посредством достижения достаточного понимания системы менеджмента и функционирования производственных площадок в контексте возможных значимых аспектов;
  7. g) оценивания внутренних аудитов и проверка менеджмента, если они были запланированы и выполнены, а также уровня реализации требований системы менеджмента, подтверждающие, что Заказчик готов к выполнению второго этапа аудита.

 

Наблюдения, полученные на первом этапе аудита, документируются и сообщаются заказчику, включая идентификацию проблемных областей, которые затем, во время выполнения второго этапа аудита, могут быть классифицированы как несоответствия.

Анализ завершается оформлением письменного заключения, в котором наряду с выявленными замечаниями формулируют вывод о возможности или невозможности проведения аудита системы менеджмента «на месте».

Заключение по результатам анализа документов системы менеджмента, подписанное Руководителем группы аудита и экспертами, проводившими анализ, ОПС направляет проверяемой организации не позднее, чем за две недели до начала проверки «на месте».

При отрицательном заключении по результатам анализа документов системы менеджмента проверяемой организации ОПС направляет заключение о невозможности проведения аудита системы «на месте». После устранения отмеченных в заключении несоответствий заказчик может направить в ОПС доработанные документы для возобновления работ по оценке системы. Выполнение работ по повторному анализу документов может осуществляться  в рамках дополнительного соглашения к договору.

При обоснованном установлении интервала между первым и вторым этапами аудитов учитываются нужды заказчика, связанные с устранением проблем, выявленных в ходе первого этапа аудита.

 

  1. Второй этап аудита

Целью выполнения второго этапа аудита является оценка функционирования, системы менеджмента заказчика, включая её результативность. Второй этап аудита проводится на производственных площадках заказчика. Он включает, по меньшей мере, изучение следующих вопросов и объектов:

  1. a) информацию и доказательства о соответствии всем требованиям применяемого стандарта на систему менеджмента или другого нормативного документа;
  2. b) мониторинг, измерения, отчетность и проверки в соответствии с основными целями функционирования и задачами (соответствующих ожиданиям, связанных с применяемым стандартом на систему менеджмента или другим нормативным документом);
  3. c) соответствие системы менеджмента Заказчика требованиям законодательства;
  4. d) операционное управление процессами Заказчика;
  5. e) внутренние аудиты и проверка менеджмента;
  6. f) ответственность менеджмента за политику в отношении Заказчика;
  7. g) связи между нормативными требованиями, политикой, целями и задачами (соответствующих ожиданиям, связанным с требованиями применяемого стандарта на систему менеджмента или другим нормативным документом), всеми применимыми требованиями законодательства, ответственностью, компетентностью персонала, производственной деятельностью, процедурами, показателями деятельности, наблюдениями по внутреннему аудиту и заключениями по аудиту.

 

Предварительное совещание

Предварительное совещание проводит Руководитель группы аудита с участием членов группы, руководства и ведущих специалистов проверяемой организации.

 

Сбор, проверка и регистрация данных

Аудиторская группа собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии подразделений предприятия и процессов системы менеджмента. Только проверенная информация может быть свидетельством аудита.

 

Формирование выводов (наблюдений) аудита

Полученная и проверенная информация по объектам аудита или свидетельства аудита сопоставляются с критериями аудита для получения выводов (наблюдений) аудита.

Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие системы менеджмента проверяемой организации критериям аудита. Выводы аудита могут касаться и предотвращения возможных отклонений, тогда они классифицируются как уведомления.

Члены аудиторской группы совместно систематически анализируют выводы на соответствующих этапах аудита.

Свидетельства обобщаются с указанием мест наблюдений, функций, процессов и требований, которые были проверены. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства аудита зарегистрируются.

 

Классификация и регистрация наблюдений

В ходе аудита системы менеджмента все обнаруженные отклонения объектов аудита от требований стандартов и документов системы менеджмента организации тщательно рассматриваются и классифицируются группой в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта проверки.

Наблюдения, сделанные в ходе аудита, классифицируют с целью выполнения проверяемой организацией корректирующих действий (для устранения причин несоответствий), адекватных последствиям выявленных несоответствий, а также принятия органом по сертификации решения о выдаче, подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата.

Более чем пятикратное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же процессом системы менеджмента) дает основание для перевода их в значительное несоответствие.

Окончательное решение по отнесению несоответствий к определенным категориям принимает  Руководитель группы аудита.

Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют на бланках (приложения И) СТ РК 3.15.1-2006 «Сертификация систем менеджмента качества. Основные положения». Исправления на бланках не допускаются.

Зарегистрированные несоответствия и уведомления официально представляют руководству проверяемой организации.

 

Проведение заключительного совещания

Заключительное совещание проводят под руководством  Руководителя группы аудита с целью представления выводов и заключений по аудиту системы менеджмента качества.

 

  1. Завершение подтверждения соответствия. Принятие решения по результатам аудита, выдача и регистрация сертификата.

 

Группа по аудиту должна проанализировать всю информацию и свидетельства аудита, накопленные во время выполнения первого и второго этапов аудита, для проверки наблюдений аудита и обсудить заключения по аудиту.

Решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия системы менеджмента принимает Управляющий Совет органа по сертификации на основании рассмотрения акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих действий. Решения принимают лица, не принимавшие участие в аудите (принцип беспристрастности).

Решение о выдаче сертификата может быть принято только после устранения всех зарегистрированных несоответствий, т.е. после рассмотрения письменного отчета проверяемой организации о проведенных корректирующих действиях и/или после рассмотрения результатов выполнения корректирующих действий «на месте». При этом  не допускается никакого предпочтения какой-либо из систем, входящих в СМК. 

При отказе в выдаче сертификата соответствия системы менеджмента ОПС уведомляет проверяемую организацию о возможности проведении на договорной основе повторного сертификационного аудита.

Все повторные аудиты (посещения проверяемой организации) и командировочные расходы экспертов проверяемая Организация оплачивает сверх сумм за сертификацию системы менеджмента.

В случае положительного решения ОПС оформляет и выдает сертификат соостветсивия системы менеджмента с регисрацией в Государственной системе технического регулирования Республики Казахстан.

Срок действия сертификата соответствия системы менеджмента – три года (36 месяцев).

 

  1. Инспекционный контроль за сертифицированными системами менеджмента

 Инспекционные  аудиты проводятся у сертифицированного Заказчика на местах, при этом могут быть не полными. Они планируются совместно с другой деятельностью по инспекционному контролю таким образом, чтобы ОПС мог сохранять уверенность в том, что сертифицированная система менеджмента продолжает соответствовать требованиям  в период между ресертификационными аудитами.

          Инспекционные аудиты проводятся ежегодно: первый – в течение 9-12 месяцев после окончания сертификационного аудита на месте, второй – в течение 21-24 месяцев со дня окончания сертификационного аудита на месте.

 

  1. Внеплановые инспекционные аудиты (по ситуациям)

 Внеочередной инспекционный аудит может быть проведён в следующих случаях:

  1. Если очередной инспекционный аудит не завершён в установленный временной период и в связи с этим ОПС приостанавливает действие сертификата. Подобный внеочередной инспекционный аудит проводится в течение 6 месяцев с даты приостановления действия сертификата. В случае положительных результатов проведения данного аудита, действие сертификата возобновляется. При не проведении внеочередного инспекционного аудита в указанный срок, сертификат отзывается. Объём проведения данного аудита, как правило, в 1,5 больше, чем объём планового инспекционный аудита.
  2. Если некая третья сторона направляет в ОПС обоснованную жалобу (см. 9.8) на сертифицированную систему менеджмента. Обоснование подобной жалобы состоит в предоставлении документальных свидетельств существенных несоответствий в сертифицированной системе менеджмента Заказчика. Орган по сертификации обязан рассмотреть данную жалобу и предпринять все возможное для разрешения вопроса. В том случае, если разрешение вопроса невозможно без проведения внеочередного аудита на месте, Орган по сертификации проводит внеочередной инспекционный аудит.  
  3. Если Заказчик желает внести значительные изменения в область распространения сертифицированной системы менеджмента до проведения очередного планового инспекционный аудита. Подобные изменения могут быть связаны с добавлением новых видов деятельности или новых филиалов/подразделений в область распространения  действующего сертификата. Объём подобного внеочередного инспекционного аудита  согласуется между Заказчиком и ОПС.
  1. Расширение/ сокращение  области сертификации

ОПС ТОО «КазСерт» Астана», в ответ на заявку Заказчика о расширении области действующей сертификации, проводит проверку заявки и обоснованно устанавливает все те виды сертификационной деятельности, которые необходимы для того, чтобы решить, может быть проведено расширение или нет. Расширение может быть осуществлено в ходе планового инспекционного аудита/внеочередного инспекционного аудита.

 

  1. Приостановление и отмена действия сертификата  

   ОПС осуществляет приостановку действия сертификата в следующих случаях:

  • сертифицированная система менеджмента неоднократно или серьезно нарушала соблюдение требований сертификации, включая требования к результативности системы менеджмента;
  • сертифицированный Заказчик не позволяет выполнять инспекционный или ресертификационный аудиты в соответствие с установленной частотой;
  • сертифицированный заказчик добровольно попросил приостановления

При приостановлении действия сертификата система менеджмента Заказчика становится временно недействующей. ОПС ТОО «КазСерт» заключает с Заказчиком договор, гарантирующий, что в случае приостановления действия сертификата Заказчик воздержится от ссылок на сертификацию системы менеджмента. ОПС ТОО «КазСерт» Астана» информацию о предприятиях, действие сертификатов которых приостановлено, публикует на своем сайте www.certalmaty.kz.

 

  1. Спорные вопросы и порядок рассмотрения жалоб и апелляций
  • Заявитель представляет в комиссию: жалобу или апелляцию в произвольной форме (с указанием наименования заявителя, его местонахождения, точного почтового адреса, исходящего номера и даты, сути обжалования или апелляции действий органа, четко сформулированных требований по предмету спора и все необходимые документы).Жалоба или апелляция направляется в орган не позднее 30 календарных днейсо дня получения извещения о принятом решении. Не подлежат рассмотрению апелляции заявителей, поданных анонимно, в которых не указаны фамилия, имя, отчество, нет подписи, а также не изложена суть вопроса.
  • Комиссия при получении жалоб или апелляций должна убедиться в том, что она относится к сфере его деятельности в области оценки соответствия.
  • При рассмотрении жалоб и апелляций Комиссией принимаются меры для соблюдения конфиденциальности сведений, представляющих коммерческую тайну.

 

Решение по жалобе или апелляции доводится до сведения заявителя в течение 10 дней после его принятия.

  • Ответы на жалобы и апелляции должны быть по содержанию обоснованными и мотивированными на государственном или русском языках, содержать конкретные факты, опровергающие или подтверждающие доводы заявителя, с разъяснением их права на обжалование принятого решения.
  • Если на принятое решение в течение 30 календарных днейне поступило возражений ни от одной из сторон, оно считается принятым. В случае несогласия заявителя с решением комиссии органа он имеет право обратиться в комиссию по жалобам и апелляциям уполномоченного органа.
  • В случае несогласия заявителя с решением Комиссии, он имеет право обратиться в комиссию по жалобам и апелляции уполномоченного органа – Комитета технического регулирования и метрологии Министерства индустрии и новых технологий Республики Казахстан.

Решение, принятое Комиссией по жалобам и апелляции уполномоченного органа – Комитета технического регулирования и метрологии Министерства индустрии и новых технологий Республики Казахстан, может быть обжаловано заявителем в суде согласно действующему законодательству Республики Казахстан.

 

  1. Ресертификация
  • Выданный сертификат действителен в течение 3-х лет со дня принятия сертификационного решения, после чего он автоматически теряет своё действие.
  • Сертификат может также потерять своё действие и в течение трёхлетнего периода, например, в случае не проведения очередного инспекционного аудита или невыполнения Заказчиком своих платёжных обязательств.
  • Для сохранения или возобновления действия сертификата проводится ресертификационный аудит. Ресертификационный аудит может быть проведён до истечения срока действия сертификата.
  • При несоблюдении данных сроков новый сертификат может быть выдан исключительно в случае проведения нового полного цикла процедуры сертификации. 

Заявку на ресертификацию организация должна подать в ОПС за два месяца до окончания срока действия сертификата соответствия.